Za dodavanje novog korisnika potrebno je otvoriti modul kadrovska evidencija te zatim kategoriju djelatnici. U ovoj kategoriji dan je pregled svih djelatnika, i njihovih osnovnih podataka, koji su uneseni u aplikaciju softCRM.
Na ovom prozoru potrebno je odabrati funkciju Dodaj kojom se otvara novi prozor. U novootvorenom prozoru potrebno je unijeti sve podatke vezane uz djelatnika koje imamo.
Korisnik u softCRM aplikaciji je djelatnik koji ima svoj vlastiti račun za aplikaciju, odnosno korisničko ime i lozinku, pa samim time i pravo za prijavu.
U svakom poduzeću je vrlo važno planiranje odsustva djelatnika kako bi uprava u svakom trenutku znala s kime raspolaže i koji obujam posla mogu odraditi.